¿Quién va a leer el documento?
Los documentos de la Comisión Europea los leen tres
grupos principales de personas:
- personal de las instituciones: colegas de la Comisión
Europea o de las demás instituciones;
- expertos externos;
- el público en general, que es el grupo más numeroso,
con diferencia.
La mayoría de los documentos de la Comisión Europea
están actualmente a disposición de todo el
mundo en internet. Todo lo que escribimos y publicamos
en el ámbito de nuestro trabajo para la Comisión
Europea afecta inevitablemente a la imagen pública
de la UE. Véase el consejo 2 para ver cómo puede
interesar al lector.
¿Cuál es su intención?
¿Cuál es el objetivo de su documento? Después de
leerlo, ¿qué tienen que hacer sus lectores?
- ¿Tomar una decisión?
- ¿Resolver una situación determinada?
- ¿Solucionar un problema concreto?
- ¿Modifi car su actitud sobre algún aspecto?
¿Qué temas debe tratar el documento?
- Decida sobre su mensaje.
- Haga una lista o un gráfi co de burbujas (véase
la ilustración) que contenga todos los temas que
quiere tratar, sin un orden específi co.
- Suprima los puntos superfl uos.
- Agrupe por temas los puntos restantes.
- Rellene las posibles lagunas; haga una lista de
todo lo que tiene que comprobar y/o de los expertos
que convendría consultar.
Este enfoque se puede aplicar a casi todos los textos
no literarios: notas, informes, cartas, manuales de
instrucciones, etc. Por lo que se refi ere a los documentos
ofi ciales, como la legislación, deben respetarse
determinadas reglas de redacción.
Una alternativa es el «método de las siete preguntas
», que es una forma estructurada de cubrir la
información pertinente.
¿QUÉ? Lo esencial del mensaje
¿QUIÉN? Las personas afectadas
¿CUÁNDO? Días, horas, calendarios, plazos
¿DÓNDE? Lugares
¿CÓMO? Circunstancias, explicaciones
¿POR QUÉ? Causas y/u objetivos
¿CUÁNTO? Datos calculables y medibles
EN
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